AIがオフィスにもたらすメリットは？活用事例も紹介

近年、AIとIoTを活用した「スマートオフィス化」が急速に進んでいます。従来のオフィスは、人の出社を前提とした一律管理が中心でしたが、リモートワークやフリーアドレスの普及により、日々変化する出社率や利用状況に柔軟に対応することが求められています。

そこで注目されているのが、照明・空調・ブラインドなどの環境制御や、在席・会議室の稼働管理、備品や清掃の自動化といった「AIによる環境最適化」です。リアルタイムデータをもとにした制御は、快適性を維持しつつ無駄なエネルギーや作業コストを削減でき、従業員体験と経営効率の両立に大きな効果をもたらします。

本記事では、AIがオフィスに必要な理由や、活用事例などを解説します。導入を検討されている方の参考になれば幸いです。

AIがオフィスにもたらすメリット

AIは、オフィス業務に対してさまざまなメリットをもたらします。ここでは、具体的に必要な理由について解説しましょう。

働き方の多様化をサポートする

リモートやハイブリッド勤務、フリーアドレスが普及した今、オフィスは「全員が常時集まる場」から「必要な時に成果を最大化する場」へ役割が変わりました。出社率が日々変動する前提で、座席・会議室の需給を見える化し、在席状況や空き会議室を即時に把握できる仕組みが必須です。

センサーや予約データを統合し、混雑の偏りや滞留を抑える“配席・動線の最適化”まで踏み込むと、限られた面積でも体験品質を落とさず運用できます。あわせて、スマートオフィス向けの仕組みを導入すれば、会議室の空予約を自動で削減したり、従業員の所在やスケジュールをリアルタイムに把握したりすることが可能になり、日々変化する働き方に柔軟に対応できます。

オンライン参加の多い会議では、AIノイズ抑制・自動議事録化・発言の可視化などを組み合わせ、リモート・現地の“発言機会の非対称”を減らす視点が重要です。これらは多様な働き方を支える基盤であり、従業員の心理的安全性や集中環境の確保にも直結します。

コスト削減できる

慢性的な人手不足と人件費・オフィスコストの上昇に対して、まず効果を発揮するのは「定型業務の段取り替え」です。

受付・来客対応は無人受付や顔認証により、待ち時間と人的アテンドを削減。総務・人事・情シスの問い合わせは、社内チャットボット＋ナレッジ連携で一次対応を自動化します。また、紙帳票や請求書はAI-OCRで即データ化し、承認フローまでRPAで流し込めば、手入力・照合作業を大幅な圧縮が可能です。

こうした積み上げにより、「1件あたり数分」の作業を大きく削減し、熟練人材の時間を企画・折衝・意思決定といった付加価値領域へ移せます。導入は小規模の項目からはじめつつ、削減時間やエラー率、満足度などによって投資対効果を検証するのがポイントです。

サステナビリティに寄与する

環境配慮とコスト管理を両立する鍵は、「使い方」に連動した自動制御です。人感・CO₂・温湿度・照度センサーのデータをAIで解析し、照明・空調・ブラインドを自動最適化すれば、不在エリアのムダ点灯や過剰空調を抑制できます。週や時刻ごとの出社パターンを学習して事前に設定をチューニングする“予測制御”まで入れると、省エネ効果は一段と安定します。

さらに、会議室で予約されたまま使われない「ゴースト予約」を自動開放したり、稼働率の低いスペースを縮減・用途転換したりすることで、エネルギー消費を下げつつ賃料・維持費まで波及効果が見込めます。加えて、設備の異常検知やフィルタ交換時期の予兆保全を行えば、停止リスクと修繕コストを抑制にもつながるでしょう。

AIを使った活用事例

AIは、オフィスのさまざまなシーンで導入すると、業務の効率化やコスト削減など、さまざまな効果を発揮します。ここでは、具体的な活用事例について解説しましょう。

業務プロセスの自動化

AIは、さまざまなデータを高速で処理するのに適しています。たとえば、次ような業務への導入に適しています。

• 請求書・手書き書類をデジタルデータ化…文字の癖にも学習で対応し、認識率を高め、紙の検索・保管・処理作業の手間を大幅に削減する
• スケジュール調整…AIが参加者の予定を分析し、最適な時間と会議室を自動で提案し、予約する
• 議事録の作成…音声認識と自然言語処理により、会議内容をリアルタイムで要約する

特に議事録の作成は、参加者が聞き漏らしたり、内容を勘違いしたりすることも多い業務です。AIで自動化することで、人的なミスの回避にもつながるでしょう。

問い合わせ対応

企業への問い合わせは、ある程度内容が定型的なので、AIへの親和性が高いのが特徴です。商品の説明やトラブルなど、よくある質問に自動で対応すれば、オペレーターの配置数や対応時間を削減することができます。また、営業時間外や多言語対応など、人での届きにくい部分を補完することも可能です。

結果として、クライアントへの対応スピードを向上させたり、人件費を削減させたりすることも。人では補いきれない分野に、上手く導入することがポイントです。

照明・空調・ブラインドの自動制御

照明や空調など、光熱費や運用工数に関わる分野についても、AIの導入が適しています。たとえば、次のような効果が期待できます。

• 個別最適…フリーアドレスでもゾーン単位の微調整を許容し、過不足の少ない快適性を実現
• 在席連動…人の不在を検知したエリアは自動で消灯・節電
• 採光最適化…外光と連動してブラインド角度や照度を自動補正（デイライトハーベスティング）
• 空調チューニング…CO₂濃度や人員密度に応じて換気量や温度を調整。会議の開始前に予熱・予冷する「先回り制御」で快適性と効率を両立

これらを自動的に制御すると、従業員がコントロールする手間の削減はもちろん、光熱費の削減も可能になります。

まとめ

AIとIoTを活用した環境・設備の自動制御は、オフィスにおける快適性、生産性、コスト効率を同時に高める有力な手段です。人感センサーや環境データによって照明や空調を最適化し、在席や会議室の稼働率を可視化することで、限られたスペースを有効活用できます。

また、備品管理や清掃業務の自動化は運用工数を削減し、総務や設備管理の負担を軽減します。これらの取り組みは、従業員の満足度や集中度の向上、光熱費や設備維持費の削減につながり、オフィス全体の価値を高める基盤となるでしょう。